2018年8月19日に大阪心斎橋で開催された『フリーランスカレッジ☆Night フリーランス交流会～夏祭り編～』をグループで開催しました。
当日は30人近くのお客さんに集まっていただき、無事好評のうちにイベントを終えることができました。
参加してくださった皆様ありがとうございます！！
グループワークで交流会をやらせていただきましたが、実は私はイベント企画も運営もまったくの未経験でした。
自分自身のステータスについてはこんな感じです。
・お花見や少人数飲み会の幹事しかやったことない
・人を笑わせたり楽しませるのが好き
・人前に立って喋るのが苦手
・グループを纏めるとか全然向いてないと思うので、追従する傾向
うーん、ズブズブの初心者ですね…^^;
それでもグループワークに参加した動機は、自分でイラスト系のイベントや交流会を開催したいので、企画運営のノウハウを学びたい…！と思ったからです。
このブログでは
・イベントを企画したい
・交流会を自分で開催したい
・グループワークのノウハウを知りたい
そんな方に読んでいただければ、何かしらお役に立てるのではないかと思います。
それ以外にも学校の文化祭や、子供会など地域の催しの参考にもなるかもしれません。
目次
| １．チェックイン・チェックアウトをしよう |
| ２．イベントの概要・ターゲット・コンセプトの共有 |
| ３．チャットワーク、zoomなどのリモートを使いこなそう |
| ４．会場を決めよう |
| ５．経費から集客数と顧客単価を決めよう |
| ６．イベント公式ページ、メインビジュアルを制作しよう |
| ７．イベント公式ページを公開してSNSで集客しよう |
| ８．直前メールを送ろう |
| ９．当日準備 |
|
１０．イベント開始 |
|
１１．イベント終了、撤収 |
|
１２．まとめ |
１．チェックイン・チェックアウトをしよう
私たちのグループワーク会議では必ず、議題の前に
1.名前
2.肩書・職業
3.最近思ってること・やってること
を自己紹介します（仮に名前や職業をお互い知っていても毎回です。）
チームビルディングのために、お互いメンバーの「名前」を覚えることは基本です。
人間は忘れる生き物なので、久しぶりの会議の前に「あの人なんて名前だっけ…？」ってならないために、必ず自己紹介します。
「肩書・職業」はその人がどんな仕事をしていて何が得意分野な人なのか、グループ全員が把握することができます。
「最近思ってること・やってること」はその人の個人的な関心事や、最近の出来事を簡単に語ってもらいます。
内容はイベントと全然関係ない好きなことでOK。
アイスブレイクの一種で、メンバーが会議で自由に発言しやすい空気をつくることが目的です。
ここで私たち、フリーランスカレッジ☆nightの運営メンバーを紹介しましょう。
うそです（笑）趣味はアニメ鑑賞です。
谷町クダリ
アニメ・漫画系イラストレーター
『アニメ・漫画風似顔絵サービス』を今年の7月から開始
イベントではメインビジュアル、PR漫画担当したい
「イベント企画のノウハウを学びたい」
Twitter: @TanimatiKudari
このサイトの主
うそです。趣味はダイビングです。
キタムラアイ（キタムラ１００％）
海を愛するwebデザイナー兼海洋生物イラストレーター
昨年のフリーランスカレッジnightも運営経験あり
昨年のデータやタイムスケジュール、タスク管理で今年の運営をサポート
会議の議事録作成もしてくれました。
「facebook広告を担当したい」
URL：https://www.bluefieldnet.com
Twitter：@BlueFieldnet
うそです。趣味はスノボです。
正垣敬一
フリーランスのwebデザイナーでグラフィックデザイナー
フリーランスカレッジnightの運営は初めて
ロゴ、ランディングページ制作を担当
「wordpressの新しいテーマと、アクセス解析をカッシーさんから学びたい」
Twitter：@d_fount
うそです。趣味はアニメ・マンガ・ゲーム・映画などフィクション全般。
大野拓実
派遣会社のwebデザイナー
最年少21歳のイベントリーダー
会場連絡交渉、twitter・メール担当
「いろんなことをやってみたいです！」
ちなみに大野さんのアイコンは谷町制作です。
https://ohnotakumi.xsrv.jp/portofolio/
Twitter：@ohno_web
続いてカッシーさん。
大うそです（笑）至って温厚な方です。
カッシーさん（樫本祐輝）
株式会社クリエイティブユニバース CEO
クリエイター・フリーランス支援している、フリーランス界のドラえもんみたいな人。
趣味は、はてぶチェック
「低気圧で頭痛い…」
BLOG：https://stid.jp/wp
Twitter：@strive
そして会議の終了前にチェックアウトもします。
チェックアウトでは
１.名前
２.肩書・職業
３.会議の感想
を話します。
チェックアウトは結束力を高めたり、問題点を洗い出したりする効果がありますが、個人的にはたぶんチェックインがあるならチェックアウトもないと締まらないからだと思います（笑）。
２．イベントのターゲット、コンセプトを決める
本格的な会議の始まりです。
まずイベントの概要はこちら。
| イベント内容 | ビジネス交流会（初心者歓迎） |
| 募集人数 | 30名～４０名 |
| 場所 | 大阪市内 |
| 集客方法 | twitter、facebook広告 |
| ターゲット |
・相談したい人 ・いい交流会がみつけられない人 ・人脈、パートナーを増やしたい人 ・交流会初心者 ・フリーランスに興味ある人 ・フリーランスを目指している人 |
◆コンセプトを決める
ターゲットの満足度をあげるために
１．飲食できるこじんまりとした会場でのカジュアルな交流会
２．夏祭りをイメージして、たこ焼きやそうめん流しをコンテンツに。浴衣での参加歓迎
３．ただの懇親会ではなく、フリーランスや独立についてガチな相談もできる
（ベテラン相談員が待機）
この３つをコンセプトにしました。
また交流会の目的として対外的には１０月の大型イベント、クリエイター２００人祭りの告知。
グループ内ではワークを通して、イベント企画運営の流れや、チームビルディングを学び、お互いの仕事や得意分野を知ること、実績を作ることを目的としていました。
◆役割を決める
会場決め、買い出し、当日準備以外の役割分担をしました。
谷町…メインビジュアル・PR漫画制作
キタムラさん…去年の知識・経験を生かして皆のフォロー
正垣さん…ランディングページ・ロゴ制作
大野さん…リーダー 当日挨拶 SNS運用
カッシーさん…総括・ファシリテーター
この分担だと、前半忙しいのがランディングページとメインビジュアル担当の正垣さんと谷町で、後半はSNS
担当の大野さん。
みんな社会人なので自分の仕事が忙しく、基本的に時間がありません。
なるべく効率的に進めたいですね～
◆スケジュールを決める
イベントを開催するときは、開催日当日から逆算してスケジュールを決めます。
書き出してみるとこうですが…
イベント当日
↑
前日準備
リマインダーメール
↑
集客開始
↑
ランディングページ完成公開
↑
ランディングページ・ロゴ・メインビジュアル制作
↑
会場選び・予約
↑
ターゲット・コンセプト決定
役割分担
……いまひとつスケジュールのイメージがし辛いですね^^;
こういう時はSG階段を書いてみます。
これで現在地点と残りのタスクがイメージやすくなりました！
でもこれだけだと残り日数が把握できないので…
階段に加えて、こんな風に表にするとわかりやすいです。
黄色のマスはそのタスクをやる予定期間で、青のマスは時間経過で塗りつぶします。
終わったタスクはOKマーク。
集客は開催日までに最低３週間は必要なので、ランディングページの公開は７月２５日～２８日がリミットです。
そこから逆算してランディングページ・ロゴ・メインビジュアル完成の締め切りを設定できます。
タスク表は運営が大人数だったり、仕事が細分化していたり、準備期間が長期の場合は特に作ったほうがいいです。
運営メンバーの現在地点の共有や、モチベーションの維持、残り日数の把握、遅延がどれくらい出ているか、スケジュールの変更・調整に役立ちます。
次の締め切りが迫っているタスクは「会場選び」ですが、会場が決まらないとイベント開催自体できなくなるので、最優先で動かないといけませんね。
３．Chatworkやzoomなどリモートを使いこなそう
ところで最低週１はメンバー会議をしていましたが、社会人なのでリアルで全員集まることが難しいです。
そこでどうしていたかというと、zoomのビデオ会議や、Chatworkを利用していました。
どちらも無料で利用することが出来ます。
しかもzoomは、IDを取得しなくても発行されるURLにアクセスすればすぐに参加できて、３０人ぐらいは安定して入ることができます。
Chatworkは、aiデータやpsdデータもチャットにそのまま添付できるし、タスク機能や検索がついているので使いやすいです。
このふたつを使って、普段からMGK（問題・原因・解決）があればチャットですぐに相談したり、自分の仕事が忙しくて手が足りないときはヘルプを依頼したりしていました。
グループワークを成功させるためには３つのポイントに気を付けたほうがいいです。
・自分ひとりで作業を抱え込まない（仕事やプライベートを犠牲にしない）
・わからないこと、困っていることは他の人に聞く（一瞬で解決できる人がメンバーにいるかもしれない）
・タスクや議事録、問題点を共有する
リモートで頻繁に連絡を取り合って進めると、上記のことがしやすい環境になりますし、会議に参加できなかったメンバーも置いてきぼりにならずに済みますよ～
４．会場を決めよう
探すレンタルスペースはこんな条件です。
|
・大阪市内
・駅から近い ・キッチン設備あり ・飲食持ち込み可能 ・スーパー、コンビニが近い ・会議場タイプは× ・駐車場が近い ・たこ焼き機、そうめん流しマシーン設置OK（たこ焼き機のレンタルがあるとGood） |
物件は、スペースマーケット、スぺなび、インスタベースなどのレンタルスペース検索サイトで探しました。
いくつかの物件をピックアップしましたが、写真と実際の会場のイメージが全然違うことがあるので下見をしてもらいました。
実際に下見をしたら、駅からかなり遠い、狭い、会議室っぽい、エレベーターがないなど条件に合わなくて、ほかにいい物件がなかなか見つからず。
「たこ焼きや流しそうめんをあきらめて、もう普通の居酒屋を貸し切ってやるしかないか？」ってところまで追い詰められたんですが、土壇場で良物件が見つかりました。
レンタル料は高めですが、会場の雰囲気や設備がGOOD。
心斎橋駅すぐのアクセスの良さが理想的なのでここに決めました。
5. 経費・集客数・顧客単価（参加費）から損益分岐点を確認しよう
ではイベントにいくら費用が掛かるか、またいくら利益をあげることができるか概算をだします。
「会場が決まらないとイベント開催自体できなくなる」と前述しました。
それは場所の問題だけでなく、イベントにいくら経費がかかるか、また参加費をいくらにして何人集客すれば黒字になるか見通しが立たないからです。
部屋代・備品レンタル料・保険料＋食材・飲み物代＝費用
集客数×顧客単価＝売上
売上が経費を上回り、赤字から黒字に転換する金額を損益分岐点といいます。
視覚的に図に表したのがこんなの。
費用
| 【会場レンタル】（固定費） | |
| 部屋代(5時間) | 15,000円 |
| 製氷機使用料（5時間） | 5,000円 |
| キッチン使用料(5時間) | 5,000円 |
| 食材・お酒・調味料 | 25,000円 |
| 小計 | 50,000円 |
| 【食材持ち込み代その他】（変動費） | |
| ごみ処理代 150円×（客〇人＋スタッフ7人~） | 1,050円~ |
| 飲食持ち込み代 500円×（客〇人＋スタッフ7人） | 3,500円~ |
| 小計 | 4,550円~ |
| 合計 | 59,100円~ |
イベントスペース"ファイブ"心斎橋さんの収容限界は40名強。
参加費は去年の大阪や、東京開催のフリーランスカレッジでも3000円だったので、今年も3000円(税込)で固定です。
フリーランスカレッジでは利益を上げることよりも、グループワークを学ぶことを目的としているので利益は少なくてもOKですが、黒字を確保してメンバーで打ち上げをやりたいです。
計算した結果、損益分岐点の金額は70,800円。
集客限界は24人以上で黒字という計算になりました。
※フロントエンド的なイベントではなく、利益をあげることを目的としたイベントを企画するときは、こんなギリギリの利益率では人が集まらなかったときに大赤字のリスクがあります。売上と経費のバランスにご注意ください。
6. ランディングページ・メインビジュアルを制作しよう
私が担当したメインビジュアル制作については、詳しい記事を書きましたのでご覧ください。
今回の交流会の告知はチラシを撒かず、公式サイトのランディングページとSNS拡散のみです。
ところで先日参加したセミナーで、株式会社ウェブライダー代表の松尾茂起さんがお話されていたんですけど、
お客さんは物を買うとき失敗したくないという意識が働く
そのため、その商品について出来る限り情報を集めたがる
イベントも同様で、お客さんはこれは自分にとって得になる交流会なのかどうかを、ランディングページから自分で判断したいと考えます。
お客さんが知りたい情報は
|
・参加日時は？
・参加費は？ ・アクセスは？ ・参加するとどんなメリットがあるか？ ・どんな人間が企画運営しているのか？ ・主催はどこなのか？ ・人気のあるイベントなのか？ ・飲み放題なのか？ ・自分が参加していいのか？ ・営業できるのか？ ・持ち物は？ ・交流会の雰囲気がいい感じか ・勧誘の類でないか ・信用できる実績があるか |
これらが余さずランディングページに載せられていることが最低条件。
そして、ランディングページを最後まで読んで、一番下の「参加申し込み」ボタンを押す判断をしてもらうことが目的です。
そのための工夫について、ランディングページを制作した正垣さんとカッシーさんに解説してもらいました。
応募人数バー
どれくらいの人が申し込んでいるか一目でわかるようにして、申し込みを後押しします。
ただし申し込み0人のときは逆効果なので、ある程度申し込みが来てから表示するのが吉です。
PR漫画
漫画は人を退屈させずに読ませる効果があり、イベント内容を直感的にイメージしてもらいやすいので、ランディングーページの上の方に。
ファーストインプレッション(第一印象）を左右します。
ブレット
この箇条書きをブレット（弾）と言います。
サイトの訪問者は自分がブレットに当てはまるかで、読み続けるかブラウザバックするかを判断します。
ターゲットに効果的なブレットを選び抜くことが重要です。
過去開催の様子の写真やたこ焼き、そうめん流しの写真・動画
交流会は溶け込みやすい雰囲気かどうか。
たこ焼きや美味しそうか。
そうめん流しはテンションあがるか。
言葉やイラストだけでは伝わりにくいイメージを、具体的な写真で補完します。
運営スタッフ紹介
どんな人間が運営として関わっているのか。
相談できる人がいるのか。
自分と似たような経歴の人がいるか。
交流会では主催している「人」が気になるので、プロフィールは必ず載せること。
よくある質問
それ以外にお客さんが知りたいであろう情報を補完します。
Q＆Aや、吹き出しにすると見やすいです。
イベント概要
ここまで離脱せず読んでくれた人が、ようやくイベントの参加費・アクセス・時間・注意点など必要事項を確認できます。
参加申し込みフォーム
目的地！
ここまでブラウザバックせずに読んでくれた訪問者は、申し込んでくれるはず…たぶん。
The Creativeとは・SNS
運営団体の情報。
SNSのいいねやフォロワー数、the Creativeの実績が、イベントの信頼性を高めます。
７．ランディングページ公開、SNSで集客をしよう
この時点で開催日まで3週間ちょっと前です。
集客期間は長すぎても短すぎてもよくありません。
長すぎると開催日まで遠すぎてうっかり忘れられてしまうかもしれないし、短いと集客が間に合わなくなるからです。
去年のフリーランスカレッジnightのtwitterアカウントからツイート開始。
知り合いに頼んで拡散をお願いして、引用RTや＠にコメントを返します。
ツイートはバズりやすいと言われている時間帯で（通勤時間・お昼休み・帰宅時間・深夜）、特にフリーランスの人が活動していそうな深夜に繰り返し行います。
申し込み人数がマーケティング用語でいうところのキャズム（16％）を超えるまで、つまり定員30人の最初の5人を超えるまでは必死です。
5人を超えたら「5人申し込みがありましたよ～」ツイートします。
そこからは現在の参加人数や、PR漫画、運営メンバーの紹介や、そうめんマシーンなどの楽しいコンテンツのツイートを繰り返し、無事開催日の5日前に募集枠30人を集めることが出来ました！
8. 開催３日前にリマインドメールを送る
人は忘れる生き物です。
２週間以上前に申し込んだことは、全部消去してしまったとしても全然不思議ではありません。
というわけでキャンセル確認をかねてリマインドメール案内をします。
キャンセルが多ければ追加募集をかけます、売上に関わりますので…。
また当日参加者に渡す
・領収書
・アンケート
・イベント告知チラシ（『イラストレーター相談会』『クリエイター２００人祭り』）
と、参加者リストの出欠表を用意しておきます。
それと今回は当日準備をスムーズにするために、飲み物以外の食材や食器類はあらかじめ買っておきました。
９．当日準備!
ついに当日です。
流しそうめんマシーンをはじめ、食材、ペーパー類、調理器具等をどんどん会場に搬入していきます。
ちなみにたこ焼き機は関西人らしく、すべて運営メンバーの私物です(笑)
たこ焼き機を設置し
流しそうめんマシーンを組み立て
UFOキャッチャーをスタンバイ。
飲み物を買い出して
たこ焼きの元で生地をつくり
流しそうめんの麺を大鍋で茹でます。
着々と準備が進む中、実は私、ひとりでサプライズをしようと張り切っていました…
それは…！
リボン素麺……！！
（出典Cookpad リボンそうめん☆七夕・おもてなし）
えーーー、
みんな置いてきぼりだと思いますので、どういうことか解説しますと。
交流会のコンセプトは夏祭り。
夏祭りといえば浴衣！
初期の会議で「浴衣や甚平を着て参加してくれた人には何かしたいね☆」とメンバーで話していました。
ただ予算の関係上実現ならず…
でもリボン素麺ならば、もともと買ってある素麺を加工するだけなので、原価ゼロ！
浴衣女子がきっと「かわいいーーーー！！！！.｡.:*･'(*ﾟ▽ﾟ*)’･*:.｡.」
って喜んでくれるはず…
ってなことを考えていたんですが、
大失敗しました。
タコ糸で束ねる麺の本数が多すぎました。
一束丸ごと束ねて、１０分くらいぐつぐつ煮たんですが、外はデロデロで中はアルデンテなんてレベルじゃない…
「つか、流しそうめんマシーンでそれ流れませんよね」
って大野さんに言われて
Σ（ﾟ▽ﾟ;）
泣く泣く引っ込めました……
私のみの反省点ですが、「ぶっつけ本番はいけない」と強く反省しました。
１回でも練習していればこんなことにはならなかったはずです(´・ω・`)
９．イベント開始
わたしが裏でそうめんをぐつぐつ煮こんでいる間に受付開始です。
・出欠リストにチェックを入れる
・お支払い
・領収書渡す
・名札プレートを渡す
を運営メンバーが手際よくやっていきます。
リーダーの大野さんの挨拶と、昆虫写真家の村松佳優さんによる乾杯！
すぐに活発な名刺交換と、たこ焼き、そうめんパーティがはじまりました。
私はリボン素麺の準備で完全に出遅れてしまったのですが、ウロウロしてると周りの方から声をかけていただきました。
似顔絵師なので、こういうときアイコンと同じ顔が歩いている！と反応してもらえてお得です♡
主にイラストレーターの方からの相談が多く、ポートフォリオもたくさん見せていただきました。
すごい実績をお持ちの方から相談されたりして恐縮しきりでしたが、私自身が過去に参加した交流会でアドバイスされたことや、自分の体験から学んだことをできるだけ伝えるようにしました。
そのほか『フリーランスを応援する会』会長の伊藤タカシさんをはじめ、たくさんのデザイナーやクリエイターの皆さんとお知り合いになることができました。
名刺はやっぱり重要です。
正直交流会で即お仕事に直結することってあまりないです。
しかし自分の仕事や得意分野を伝えたうえで名刺交換します。
するとその方のSNSをフォローすることでつながることができますし、SNSを通じて自分の実績やブログを公開し続けると、あとになって問い合わせや仕事の依頼をいただけることはあります。
「一度でも会ったことがあるか」
「誰の知り合い、紹介であるか」
「同じ地域の人か」
同じような条件のイラストレーターであれば、縁のある人のほうに頼んでみようか…というのが人情です。
私自身そもそも人付き合いが苦手だから、ずっと籠って絵を描いていられるアニメーターになり、フリーのイラストレーターになったのですが……
そこは全くの見当違いでした＾＾；
フリーランスで活動するなら、なるべく自分のことを知ってもらって、積極的に人とつながることが大事です。
そしていい商品やいいサービスを提供し、そのクライアントと長いパートナーになって、顧客に価値を広めてもらうことが出来たら最高です。
そのためには自己分析をして自分は何が強みなのか、どんな仕事をしていきたいのか、誰と仕事をしたいのかを考えて行動することが第一歩だと思います。
10. 閉会・撤収
カッシーさんの締めの挨拶と、10月のThe Creative主催の大型イベントを告知しました。
バナーにあるように、会場はブリーゼブリーゼで行う200人規模の関西最大級交流イベント。
私は去年の200人祭りでお客さんとして参加して、色んな人に出会ったり行動するきっかけになりました。
そしてちょっとだけ宣伝ですが、
なんと、私も登壇します……
去年の200人祭りに一般のお客さんとして参加した時は、まさか翌年にステージにあがるなんて想像もしてなかったです…
撤収
レンタル時間内に撤収しないと延滞料が発生するので、片づけはスピーディーに！
運営メンバー総出と有志であっという間に片づけました。
アンケート集計
参加者の満足度や、感想コメントを確認します。
「ソフトドリンクが足りなかった」というコメントがあり、十分な量を買い込んでいたにもかかわらず冷蔵庫から補給してなかったのは反省点です。
でも交流会評価は普通より下に〇はついていなかったので、満足度は高かったのではないかと…！
アンケートって書く側は特にに何も思わず書きますが、運営側は何気ない言葉に一喜一憂しますし、達成感やモチベーションにつながるので、お客さんひとりひとりのコメントを真剣に読んでいるものなんです。
自己満足上等！
自分たちがやり遂げたことを自分たちで褒めるって大事ですね。
サンクスメール
最後にサンクスメールを送ります。
参加のお礼と、次回の交流会の案内や、フリーランスカレッジ☆nightのFacebook、Twitter申請の案内で次回の参加を促します。
11. まとめ
最後にイベント企画・グループワークのノウハウまとめです！
- チームビルディングのために、会議の前後はチェックイン、チェックアウトして発言しやすい空気を作る
- イベントの概要を共有してターゲット、コンセプトを決める
- チャットやビデオ会議でリモートワークを積極的に取り入れる
- 会場決定が最優先。会場が決まらないと損益分岐点がわからないので早く抑える
- 公式ページには、参加者が知りたい情報を全て載せる
- 集客には最低3か月必要
- キャズムを超えるまでは、知り合いを巻き込んで集中的にツイート
- バズりやすい時間帯（通勤時間・昼休み・帰宅時間・深夜）に繰り返しツイートする
- キャンセルのあぶり出しを兼ねて、リマインダメールを忘れない
- アンケートを読んで、自分たちでやり遂げたことを褒める
というわけで、長い記事になりましたが最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がイベントを企画運営したい人にとって参考になれば幸いです☆
